Zmiana regulaminu pracy a RODO

Małgorzata Regulska-Cieślak        04 czerwca 2018        Komentarze (0)

Temat RODO jest obecnie na ustach wszystkich. Na tym blogu poruszane są jednak sprawy związane z prawem pracy i stąd też kwestie wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”) ograniczę jedynie do tej tematyki. Dziś czas na monitoring pracowników w kontekście RODO.

Zarówno motyw 155 preambuły RODO a także art. 88 dają polskiemu ustawodawcy prawo do określenia zasad przetwarzania danych osobowych pracowników w przepisach krajowych. Polski ustawodawca musi jednak poinformować do dnia 25 maja 2018 r. Komisję Europejską o przyjętych rozwiązaniach.

Nowe przepisy w Kodeksie pracy od 25 maja 2018 r.

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. wprowadziła dwa nowe przepisy do Kodeksu pracy, a mianowicie art. 22 [2] i art. 22 [3]. Nowe przepisy wymuszą zmiany układów zbiorowych pracy, lub w przypadku gdy u pracodawcy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy, regulaminy pracy, w których powinny znaleźć się postanowienia dotyczące celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu.

Jeśli u pracodawcy nie obowiązuje ani regulamin pracy, ani układ zbiorowy pracy to postanowienia dotyczące monitoringu musi zawrzeć w obwieszczeniu dla pracowników.

O jaki monitoring chodzi?

Nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczą monitoringu wizyjnego oraz monitoringu poczty elektronicznej pracownika, ale także inny form monitoringu, które są niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Cele monitoringu – katalog zamknięty

Przepis art. 22 [2] § 1 KP wyraźnie ogranicza cele w jakich pracodawca może stosować monitoring. Przepis ten stanowi, że „Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring)„.

Natomiast monitoring poczty elektronicznej jest możliwy „Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej) ” (art. 22 [3] § 1 KP).

Kilka dodatkowych obowiązków pracodawcy – kilka absurdów

Niezależne od rodzaju monitoringu w przypadku jego wprowadzenia „pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem” (tak art. 22 [2] § 9 KP).

Dodatkowo:

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu – mimo iż musi to być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

Z mocy art. 22 [3] § 3 KP powyższe obowiązki stosuje się go również do monitoringu poczty elektronicznej, co wydaje się być pomysłem nieco absurdalnym. Moim zdaniem w przypadku monitoringu poczty elektronicznej powinno wystarczyć samo powiadomienie pracowników, a nie oznakowanie terenu monitorowanego.

Okres przechowywania nagrań – kilka absurdów

Moim zdaniem kolejnym absurdem jest art. 22 [2] § 3 KP, zgodnie z którym: „Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania„. Natomiast „po upływie 3 miesięcy od dnia nagrania uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.” Analogiczna zasada nie obowiązuje w przypadku innych rodzajów monitoringu. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3 miesięcy ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Postępowanie sądowe a dane z monitoringu

Pytanie co w przypadku gdy pracodawca dowiedział się nie w trakcie biegu tych 3 miesięcy ale po ich upływie, że dane z monitoringu będą przydatne w toczącym się postępowaniu. Jako prawnik mam bowiem duże wątpliwości, czy interesy pracodawcy zostaną należycie zabezpieczone w razie ewentualnego sporu sądowego np. z pracownikiem, o którym pracodawca dowie się po upływie tych 3 miesięcy i zniszczy te dane.

Może się to zdarzyć w następującej sytuacji. Pracownik okrada magazyn pracodawcy. Zostaje to uwidocznione na nagraniu z monitoringu. Następnie pracownik otrzymuje na tej podstawie rozwiązanie umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 KP. Pracownik wnosi sprawę do sądu pracy. I…. sąd pracy przesyła pracodawcy odpis pozwu po upływie 3 miesięcy, a zatem po upływie terminu, w którym pracodawca może nagranie z monitoringu. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy po upływie 3 miesięcy pracodawca zobowiązany jest zniszczyć te nagrania, chyba że w trakcie tych 3 miesięcy dowiedział się o tym, że w sądzie zawisł spór sądowy z powództwa pracownika (przepis stanowi, że jest to możliwe gdy „pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu„). W tym zakresie można byłoby pokusić się o interpretację art. 22 [2] § 4 KP, która zezwoliłaby pracodawcy przechowywanie nagrań z monitoringu do czasu wyjaśnienia, czy pracownik zwolniony na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP nie odwołał się do sądu pracy.

 

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Małgorzata Regulska-Cieślak RADCA PRAWNY Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Małgorzata Regulska-Cieślak RADCA PRAWNY z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem m.regulska-cieslak@kancelaria-mregulska.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: