Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pracowników a obowiązek informacyjny RODO

Małgorzata Regulska-Cieślak        06 marca 2019        Komentarze (0)

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a obowiązek informacyjny RODO – pozornie to dwie różne kwestie, ale po głębszym zastanowieniu można stwierdzić, że jednak bardzo mocno się łączą.

Po pierwsze – nowy obowiązek informacyjny przy świadectwie pracy

W Kodeksie pracy pojawił się nowy art. 94 [6], który stanowi o tym, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Obowiązek pracodawcy poinformowania o okresie przechowywania danych osobowych

Wraz ze zmianą okresu przechowywania dokumentów dot. stosunku pracy pracodawcy powinni zaktualizować klauzule informacyjne. Zgodnie bowiem z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą, czyli w tym przypadku pracownikowi, informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu (art. 13 ust. 2 lit. a RODO).

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a RODO

Jeśli nawiązanie stosunku pracy nastąpiło od dnia 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania wynosi 10 lat począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Jeśli nawiązanie stosunku pracy nastąpiło w przedziale od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. to okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy albo 10 lat począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, ale pod warunkiem, że pracodawca złożył za pracownika raport informacyjny ZUS RIA.

Dla pracowników, z którymi nawiązanie stosunku pracy nastąpiło przed 1 stycznia 1999 r. – okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy.

Klauzule informacyjne, o których pisałam tutaj, powinny być zatem odpowiednio zaktualizowane i wręczone pracownikom.

Co to oznacza?

Niestety, dodatkową pracę – należy „posegregować pracowników” według momentu nawiązania stosunku pracy i dopasować do nich odpowiednie klauzule, przy założeniu, że dla zastosowania 10 letniego okresu przechowywania w niektórych przypadkach trzeba będzie złożyć raport informacyjny.

 

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Małgorzata Regulska-Cieślak RADCA PRAWNY Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Małgorzata Regulska-Cieślak RADCA PRAWNY z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem m.regulska-cieslak@kancelaria-mregulska.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: