Dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników a RODO

Małgorzata Regulska-Cieślak        16 maja 2019        Komentarze (0)

Jako pracodawca, od 4 maja 2019 r.,  przetwarzasz dane kandydatów do pracy oraz swoich pracowników na podstawie art. 22 [1] Kodeksu pracy, a w szczególnych przypadkach na podstawie art. 22[1a] i art. 22 [1b] Kodeksu pracy, oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”) na zmienionych zasadach. Z tego artykułu dowiesz się co uległo zmianie.

4 maja 2019 r. weszła w życie nowelizacja przepisów w związku z ostatnim etapem wdrożenia RODO, tj. ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W oparciu o dotychczasowy stan faktyczny przygotowałam artykuły wyjaśniające zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy oraz pracowników. Artykuły te tym wpisem chciałabym zaktualizować, bowiem od 4 maja 2019 r. zmienił się katalog danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników, które pracodawca może przetwarzać oraz ustawodawca wprowadził jeszcze inne zmiany dot. przetwarzania danych osobowych w stosunkach pracy, o których przeczytać można poniżej.

 

Dane osobowe kandydatów do pracy od 4 maja 2019 r.

Zgodnie z dotychczasowymi przepisami pracodawca miał prawo żądać od kandydata do pracy podania następujących danych:

  • imienia (imion) i nazwiska,
  • imion rodziców,
  • daty urodzenia,
  • miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
  • wykształcenia
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Zgodnie ze znowelizowanym art. 22 [1] Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy podania następujących danych:

  • imienia (imion) i nazwiska,
  • daty urodzenia,
  • danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę (a nie adresu zamieszkania),
  • wykształcenia– tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku,
  • kwalifikacji zawodowych – tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zatem od 4 maja 2019 r. od kandydatów do pracy można żądać podana mniejszego zakresu danych niż w dotychczasowym stanie prawnym. Po wejściu w życie zmienionych przepisów nie można już wymagać podania imion rodziców i miejsca zamieszkania. Możliwe jednak będzie żądanie wskazania danych kontaktowych kandydata do pracy. Nadto podania niektórych danych można żądać tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (dane te powyżej zaznaczyłam). Udokumentowanie danych osobowych pozyskanych od tych osób może nastąpić tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, co wprost wynika z art. 22 [1] § 5 Kodeksu pracy.

Przykład: Jeśli zatem pracodawca potrzebuje zaświadczenia o ukończeniu specjalistycznego kursu przez kandydata do pracy to nie może wymagać podania oceny na jaką został zaliczony ten kurs. Pracodawca dokonuje oceny, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do zatrudnienia określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Zwykle następuje to w formie CV lub w formie kwestionariusza, czasem kandydat do pracy wypełnia swoje dane w aplikacji elektronicznej wykorzystywanej przez pracodawcę w trakcie danej rekrutacji.

 

Dane osobowe pracowników od 4 maja 2019 r.

Oprócz danych, których podania można żądać od kandydata do pracy, od pracownika można dodatkowo żądać wskazania:

  • adresu zamieszkania;
  • numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Zgoda kandydata i pracownika na przetwarzanie danych osobowych

Nowe przepisy wprowadziły nowość – możliwość przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników innych niż:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • data urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

na podstawie ich zgody.

Dotychczas przepisy nie regulowały możliwości przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy i pracownika na takiej podstawie. Orzecznictwo krytycznie się na to zapatrywało, podważając dobrowolność, a zatem legalność wyrażenia takiej zgody. Od teraz jest możliwość, aby pracodawca przetwarzał dane osobowe kandydata do pracy jak również pracownika na podstawie ich zgody. Zgoda kandydata do pracy lub pracownika nie dotyczy jednak przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych (art. 10 RODO).

Dane o wyrokach skazujących będą mogły być  przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika.

Zgoda kandydata do pracy i pracownika musi być dobrowolna, świadoma i wyraźna. Administrator danych musi poinformować, o możliwości jej wycofania w dowolnym momencie oraz o tym, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Dodatkowo Kodeks pracy w art. 22[1a] § 2 zastrzega, że brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie mogą powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (dane wrażliwe)

Nowe przepisy regulują także przetwarzanie w stosunkach pracowniczych tzw. danych wrażliwych. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, ale wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Przykładem może być przekazywane danych osobowych pracowników na potrzeby korzystania przez nich z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (np. w przypadku zapomóg losowych związanych z finansowaniem leczenia). Również w tym przypadku brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie danych biometrycznych

W art. 22[1b] § 2 Kodeksu pracy uregulowano przetwarzanie danych biometrycznych, które to dane oznaczają dane osobowe, wynikające ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Kiedy dane biometryczne mogą być zatem przetwarzane? Np. poprzez czytnik linii papilarnych przy wejściu do serwerowni.

Przetwarzanie danych osobowych zawartych w orzeczeniach lekarskich i skierowaniach

Omawiana nowelizacja wprowadza dodatkowo zmiany dotyczące orzeczeń lekarskich przeprowadzanych w ramach profilaktycznych badań lekarskich.

Od 4 maja 2019 r. pracodawca może żądać przedstawienia aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia od osoby która:

  • pozostaje w stosunku pracy u innego pracodawcy,
  • jest zatrudniana w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu jej poprzedniego stosunku pracy (nie dotyczy to osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych),

Pracodawca ma prawo przechowywać orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich oraz pozyskane orzeczenia i skierowania. W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania.

Pracodawca ma podstawę do przechowywania wskazanych dokumentów (orzeczenia lekarskie, skierowania na badanie lekarskie), ale ma obowiązek ich zwrotu po wykorzystaniu, po stwierdzeniu że warunki określone w skierowaniu nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy. 

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Do przetwarzania danych osobowych, o których stanowi art. 9 ust. 1 RODO (np. dane dot. zdrowia) będą mogły być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające wydane przez pracodawcę pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych. I już z tego powodu zalecam, aby osoby takie przeszły odpowiednie przeszkolenie w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych.

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Małgorzata Regulska-Cieślak RADCA PRAWNY Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Małgorzata Regulska-Cieślak RADCA PRAWNY z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem m.regulska-cieslak@kancelaria-mregulska.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Poprzedni wpis: