Zmiany w Kodeksie pracy od 6 czerwca 2018 r.

Małgorzata Regulska-Cieślak        20 sierpnia 2018        Komentarze (0)

W dniu 6 czerwca 2018 r. weszły w życie zmiany do Kodeksu pracy wprowadzone mocą ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2018.1076 z dnia 2018.06.05).

Jaki jest cel zmian przepisów Kodeksu pracy?

 

Omawiane zmiany mają na celu stworzenie mechanizmów wsparcia dla rodzin w zakresie m.in.: korzystania z elastycznych form organizacji czasu pracy, w tym telepracy.

Jakie przepisy Kodeksu pracy uległy zmianom?

Zmiany dotyczą telepracy (art. 67 [6]) Kodeksu pracy oraz czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy).

W uzasadnieniu do projektu ustawy możemy przeczytać, że „W programie kompleksowego wsparcia dla rodzin „Za życiem” przewidziano działania dotyczące zwiększenia elastyczności przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy w zakresie organizacji czasu pracy, mające na celu wsparcie:

  • kobiet w ciąży powikłanej;
  • rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
  • rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym lub ze szczególnymi potrzebami edukacyjnymi”.

Zmiany dotyczące telepracy

Dotyczące każdego pracownika, na podstawie wniosku niewiążącego pracodawcy.

Do art. 67 [6] dodano § 5 o treści następującej:

§ 5. Wykonywanie pracy w formie telepracy jest także dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, niezależnie od zawarcia, w trybie przewidzianym w § 1-4, porozumienia określającego warunki stosowania telepracy albo określenia tych warunków w regulaminie”.

Telepraca będzie możliwa, na podstawie wniosku niewiążącego pracodawcy niezależnie od zawarcia porozumienia określającego warunki stosowania telepracy albo określenia tych warunków w regulaminie (a zatem będzie możliwa także u pracodawców, u których nie zawarto formalnego porozumienia w sprawie stosowania telepracy z przedstawicielstwami pracowników).

Każdy pracownik będzie mógł na ogólnych zasadach wnioskować o wykonywanie pracy w formie telepracy. Zdaniem ustawodawcy: „Takie uelastycznienie przepisów o telepracy jest oczekiwane społecznie i będzie szczególnie przydatne dla pracowników, którzy zamierzają łączyć wykonywanie obowiązków zawodowych z obowiązkami rodzinnymi i świadczą taki rodzaj pracy, która może być wykonywana w domu” (z projektu uzasadnienia do ustawy).

Dotyczące niektórych pracowników, na podstawie wniosku wiążącego pracodawcę, ale z pewnymi wyjątkami.

Do art. 67 [6] dodano § 6 i 7 o treści następującej:

„§ 6. Pracodawca uwzględnia wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3, o wykonywanie pracy w formie telepracy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

§ 7. Przepis § 6 stosuje się do pracowników, o których mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3, również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.”

 

Prawo do wykonywania pracy w formie telepracy na wiążący wniosek pracownika przyznaje się zatem:

  • pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. poz. 1860);
  • pracownikowi-rodzicowi:
    •  dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz 
    • dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996 i 1000).

W powyższych przypadkach pracodawca zobowiązany jest uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy w formie telepracy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zasadę wynikającą z § 6 stosuje się do pracowników, o których mowa powyżej, również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Zmiany dotyczące czasu pracy

W rozdziale dotyczącym czasu pracy dodano nowy art. 142 [1] KP zgodnie którym:

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:

1) pracownika-małżonka albo pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,

2) pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. poz. 1860),

3) pracownika-rodzica:

  • dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
  •  dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996 i 1000)

o wykonywanie pracy w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139 (przerywany system czasu pracy), lub rozkładzie czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 (ruchomy czas pracy) albo w art. 142 (indywidualny rozkład czasu pracy), złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przerywany system czasu pracy polega na tym, że w rozkładzie przewidziana jest nie więcej niż jedna przerwa w pracy w ciągu doby, trwająca nie dłużej niż 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za czas tej przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju.

Ruchomy czas pracy polega na tym, że w rozkładzie czasu pracy są przewidziane różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Rozkład czasu pracy może również przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Indywidualny rozkład czasu pracy polega na tym, że na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku, jeżeli jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Uprawnienie do korzystania z elastycznych form organizacji czasu pracy przysługiwać będzie pracownikom wymienionym powyżej opiekującym się także dorosłymi dziećmi, tj. powyżej 18 roku życia.

RODO a umowa o pracę

Małgorzata Regulska-Cieślak        30 lipca 2018        Komentarze (0)

Bardzo długo nie publikowałam nic co dotyczyłoby Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) w kontekście prawa pracy.

Jedna publikacja dla PARP-u oraz jeden artykuł na blogu. Dlaczego? Odpowiedź jest bardzo prosta. Publikowanie w Internecie moim zdaniem powinno dawać Czytelnikom wiedzę jak mają postępować. Na pewno nie powinno mieć na celu straszenia i natarczywego nakłaniania do skorzystania z usług związanych z wdrożeniem RODO. Nie chciałam dołączać do grona tych osób, które intensywnie straszą rozporządzeniem unijnym aby  bazując na strachu i (szerzeniu) niewiedzy zdobyć Klientów.

Nie tędy droga. Nie chciałam uczestniczyć w atakowaniu informacjami o RODO. Temat ten troszkę już okrzepł więc chciałabym się podzielić przemyślaną wiedzą.

 

RODO wywołało panikę wśród przedsiębiorców. Panika była wzmagana przez masowe publikacje w Internecie, odliczanie czasu do rozpoczęcia obowiązywania nowych przepisów o ochronie danych osobowych. Moim zdaniem jeśli przedsiębiorcą nie jest bank, towarzystwo ubezpieczeniowe lub inny tego typu duży przedsiębiorca, to nie ma czego się obawiać, o ile oczywiście dokumentacja dotycząca przetwarzania danych będzie dobrze przygotowana, a systemy informatyczne są przygotowane do RODO.

Dane osobowe pracowników a RODO

 

Jako pracodawca przetwarzasz dane swoich pracowników na podstawie art. 22 [1] § 1 i 2 Kodeksu pracy oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Nie musisz pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych pracowników, ponieważ umowa o pracę oraz prawny obowiązek pobrania danych osobowych pracownika przez pracodawcę (w celu dokonywania rozliczeń, zgłoszenia do ZUS etc.) a zatem podstawa prawna wskazana w art. 6 ust. 1 pkt b) i c) „pochłania” konieczność pozyskania zgody, o której stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Obowiązkiem pracodawcy jest natomiast przekazanie pracownikowi informacji o:

  1. swojej (czyli administratora) tożsamości i danych kontaktowych oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamości i danych kontaktowych swojego przedstawiciela;
  2. gdy ma to zastosowanie – danych kontaktowych inspektora ochrony danych;
  3. celach przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania;
  4. informacjach o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
  5. gdy ma to zastosowanie przekazujesz informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi, wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz informację o sposobach uzyskania kopii tych zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia;
  6. okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteriach ustalania tego okresu;
  7. o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
  8. prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
  9. tym czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
  10. o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.

 

Obowiązek informacyjny wobec pracowników – nie rób głupot!

W klauzuli informacyjnej należy napisać m.in., że pracownik posiada:

    • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych;
    • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych;
    • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
    • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

Pracownikowi nie przysługuje natomiast:

 

  • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
  • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. art. 6 ust. 1 lit. b) i c).

Tak więc jak widzisz, pracownik nie ma wszelkich praw związanych z przetwarzaniem swoich danych osobowych. Zapamiętaj, że inna treść i inne prawa przysługują kontrahentowi, którego dane przetwarzasz, inną klauzulę informacyjną zawrzesz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a inną gdy pozyskujesz dane w celach czysto marketingowych. Nie ma czegoś takiego jak jedna klauzula informacja dla wszystkich przypadków przetwarzana danych osobowych.

Jaka forma klauzuli informacyjnej?

Poinformować o kwestiach wynikających z przetwarzania danych osobowych pracownika a opisanych powyżej możesz nie tylko na piśmie, ale również w formie elektronicznej, tyle tylko że musisz wykazać, że tego dopełniłeś. Zatem ze względów dowodowych lepsza będzie forma pisemna. W przypadku bardzo dużych pracodawców i spełnieniu tego obowiązku wobec kilkuset lub kilku tysięcy osób już zatrudnianych byłoby to niezwykle uciążliwe.

Treść umowy o pracę a RODO

Klauzulę informacyjną możesz dodać do umowy o prace jako załącznik, możesz zawrzeć ją w samej treści umowy o pracę. W aktach osobowych pracownika nie ma miejsca na przechowywanie samodzielnego pisma pt. informacja o przetwarzaniu danych osobowych pracownika. Musisz pracownikowi taką informację przekazać, ale rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w 8 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 t.j. z dnia 2017.05.08) nie przewiduje umieszczania w aktach osobowych takiej informacji.

Przekształcenie umów terminowych w bezterminowe w listopadzie 2018 r.

Małgorzata Regulska-Cieślak        02 lipca 2018        Komentarze (0)

Zbliża się data z upływem której umowy na czas określone zawarte przed 22 lutego 2016 r. (i w dniu 22 lutego 2016 r.) – czyli w dniu wejścia w życie nowelizacji kodeksu pracy wprowadzającej limity zatrudnienia terminowego – z mocy prawa przekształcą się w umowy bezterminowe, chyba że do tych umów nie stosuje się kodeksowych limitów, tj. 3 umowy terminowe na maksymalnie 33 miesiące.

Gdy umowa zawarta na czas określony, trwająca w dniu 22 lutego 2016 r. będzie trwała również w dniu 22 listopada 2018 r. to limit 33-miesięcy zostanie naruszony i umowa o pracę z mocy prawa przekształci się w umowę na czas nieokreślony.

 

Dwie opcje do wyboru: wypowiedzenie umów lub kontynuowanie bezterminowego zatrudnienia.

 

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony przed 22 listopada 2018 r.

Nie musisz wskazywać przyczyny wypowiedzenia. Długość okresu wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc, gdyż umowa która ma się teoretycznie z dniem 22 listopada 2018 r. przekształcić w umowę zawartą na czas nieokreślony trwa dłużej niż 6 miesięcy a krócej niż 3 lata (termin ten biegnie od nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie z dniem 22 lutego 2016 r.).

O długości okresów wypowiedzenia umów o pracę na czas określony w związku z nowelizacją Kodeksu pracy możesz poczytać tutaj. Co ważne, w zależności od tego kiedy była zawarta umowa i czy trwała w dniu 22 lutego 2016 r. zależy czy okres wypowiedzenia wyniesie 1 miesiąc czy 3 miesiące.

 

Uważaj na ryzyko

Jeżeli zdecydujesz się wypowiedzieć umowę o pracę na czas określony w takim terminie, że termin wypowiedzenia „obejmie” 22 listopada 2018 r. musisz liczyć się z ryzykiem, że takie wypowiedzenie będzie musiało spełniać wymogi jak dla wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony. Jeśli termin wypowiedzenia wynosi 3 miesiące to umowy musiałaby być wypowiedziane w lipcu 2018 r.

Zmiana regulaminu pracy a RODO

Małgorzata Regulska-Cieślak        04 czerwca 2018        Komentarze (0)

Temat RODO jest obecnie na ustach wszystkich. Na tym blogu poruszane są jednak sprawy związane z prawem pracy i stąd też kwestie wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”) ograniczę jedynie do tej tematyki.

Zarówno motyw 155 preambuły RODO a także art. 88 dają polskiemu ustawodawcy prawo do określenia zasad przetwarzania danych osobowych pracowników w przepisach krajowych. Polski ustawodawca musi jednak poinformować do dnia 25 maja 2018 r. Komisję Europejską o przyjętych rozwiązaniach.

Nowe przepisy w Kodeksie pracy od 25 maja 2018 r.

 

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. wprowadziła dwa nowe przepisy do Kodeksu pracy, a mianowicie art. 22 [2] i art. 22 [3]. Nowe przepisy wymuszą zmiany układów zbiorowych pracy, lub w przypadku gdy u pracodawcy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy, regulaminy pracy, w których powinny znaleźć się postanowienia dotyczące celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu.

Jeśli u pracodawcy nie obowiązuje ani regulamin pracy, ani układ zbiorowy pracy to postanowienia dotyczące monitoringu musi zawrzeć w obwieszczeniu dla pracowników.

O jaki monitoring chodzi?

 

Postanowienia te mogą dotyczyć każdego monitoringu, który obejmuje pracowników, czyli monitoring wizyjny, ale również monitoring poczty elektronicznej pracownika.

Cele monitoringu – katalog zamknięty

 

Jednakże art. 22 [2] § 1 KP wyraźnie ogranicza cele w jakich pracodawca może stosować monitoring. Przepis ten stanowi, że „Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring)„.

Natomiast monitoring poczty elektronicznej jest możliwy „Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej) ” (art. 22 [3] § 1 KP).

Kilka dodatkowych obowiązków pracodawcy – kilka absurdów

 

Niezależne od rodzaju monitoringu w przypadku jego wprowadzenia „pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem” (tak art. 22 [2] § 9 KP).

Dodatkowo:

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu – mimo iż musi to być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

 

Z mocy art. 22 [3] § 3 KP powyższe obowiązki stosuje się go również do monitoringu poczty elektronicznej, co wydaje się być pomysłem nieco absurdalnym. Moim zdaniem w przypadku monitoringu poczty elektronicznej powinno wystarczyć samo powiadomienie pracowników, a nie oznakowanie terenu monitorowanego.

 

Okres przechowywania nagrań – kilka absurdów

Moim zdaniem kolejnym absurdem jest art. 22 [2] § 3 KP, zgodnie z którym: „Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania„. Natomiast „po upływie 3 miesięcy od dnia nagrania uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.” Analogiczna zasada nie obowiązuje w przypadku innych rodzajów monitoringu. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3 miesięcy ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Pytanie co w przypadku gdy pracodawca dowiedział się nie w trakcie biegu tych 3 miesięcy ale po ich upływie, że dane z monitoringu będą przydatne w toczącym się postępowaniu. Jako prawnik mam bowiem duże wątpliwości, czy interesy pracodawcy zostaną należycie zabezpieczone w razie ewentualnego sporu sądowego np. z pracownikiem, o którym pracodawca dowie się po upływie tych 3 miesięcy i zniszczy te dane.

 

Może się to zdarzyć w następującej sytuacji. Pracownik okrada magazyn pracodawcy. Zostaje to uwidocznione na nagraniu z monitoringu. Następnie pracownik otrzymuje na tej podstawie rozwiązanie umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 KP. Pracownik wnosi sprawę do sądu pracy. I…. sąd pracy przesyła pracodawcy odpis pozwu po upływie 3 miesięcy, a zatem po upływie tych 3 miesięcy . Po 3 miesięcy pracodawca zobowiązany jest zniszczyć te nagrania, chyba że w trakcie tych 3 miesięcy dowiedział się o tym, że w sądzie zawisł spór sądowy z powództwa pracownika.

 

Umowa szkoleniowa a zwrot kosztów

Małgorzata Regulska-Cieślak        25 kwietnia 2018        Komentarze (0)

Wracamy do tematu, który opisałam tutaj. Mianowicie kiedy tzw. umowa szkoleniowa (popularnie zwana lojalką) będzie zawierała wadliwe postanowienia. We wcześniejszym artykule na blogu napisałam, że „zwrot kosztów szkoleniowych przez pracownika w razie ustania stosunku pracy przed umówionym terminem dotyczy kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, co wprost wynika z art. 103 [5] Kodeksu pracy. Z treści tego przepisu wnioskować należy, że chodzi o koszty zewnętrzne pracodawcy, a nie o koszty własne”.

Nie znalazłam jednak orzeczenia, które potwierdzałoby mój wniosek, chociaż oczywiście byłam pewna swojej interpretacji. Artykuł pochodzi z września 2016 r., a tymczasem niecałe pół roku temu Sąd Apelacyjny w Gdańsku wydał wyrok, w którym stwierdził, że „Jeżeli w k.p. mowa jest o obowiązku zwrotu przez pracownika kosztów poniesionych przez pracodawcę, to zapis umowny nie może nakładać na pracownika obowiązku zwrotu kosztów, które w rzeczywistości nie zostały przez pracodawcę poniesione, a jedynie ustalono ich wysokość w umowie” (tak: Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 13 grudnia 2017 r., III APa 19/17, LEX nr 2427754).

 

Stan faktyczny – umowa szkoleniowa

Pracodawca i pracownik związani umową na okres próbny. Pracownik miał pracować na stanowisku maszynisty pojazdu trakcyjnego w pełnym wymiarze czasu pracy. Następnie strony zawarły umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. W tym celu pracodawca zobowiązał się skierować pracownika na szkolenie na licencję maszynisty, za który całkowity koszt miał ponieść pracodawca. W treści umowy wskazano (§ 2), że koszt szkolenia wynosi 8.465 zł.

Pozwany zobowiązał się do przepracowania u powoda okresu minimum 3 lat po zakończeniu szkolenia. Pracownik po ukończeniu szkolenia zdał egzamin dla kandydatów na maszynistów ubiegających się o licencję maszynisty.

Po tym fakcie strony zawarły umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Pracownik zobowiązał się do podniesienia swoich kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy, a pracodawca zobowiązał się w tym celu skierować pracownika na szkolenie na świadectwo maszynisty, za które całkowity koszt poniesie pracodawca. W treści umowy wskazano, że pełny koszt szkolenia wynosi łącznie 72.911 zł, w tym część teoretyczna – 9716 zł, część warsztatowa i praca przy rewidencie taboru – 4.800 zł, praca przy czynności maszynisty – 58.395 zł.

Pozwany zobowiązał się do przepracowania u powoda okresu minimum 3 lat po zakończeniu szkolenia.

Zajęcia w trakcie szkolenia teoretycznego prowadzone były przez wykładowców. Wykładowcy będący pracownikami pracodawcy prowadzili zajęcia z kursantami w ramach swoich obowiązków pracowniczych. Nie otrzymali dodatkowego wynagrodzenia. Materiały do nauki dostarczone zostały przez pracodawcę.

Część szkolenia – jazdy praktyczne odbywała się w ten sposób, że maszynista-stażysta pracował na lokomotywie razem z maszynistą. Maszynista-stażysta miał wskazanego maszynistę, z którym miał pracować. Nie był to przydział stały. Maszynista-stażysta pracował z różnymi maszynistami. Maszynista wykonywał swoje obowiązki pracownicze, zaś maszynista-stażysta towarzyszył mu, obserwując jego pracę, ucząc się. Maszynista przekazywał maszyniście-stażyście wiedzę i umiejętności, zarówno odpowiadając na pytania, udzielając wyjaśnień i informacji, a także pokazując wykonywanie czynności.

Za opiekę nad maszynistą-stażystą maszynista nie otrzymywał dodatkowego wynagrodzenia.

W przedmiotowej sprawie powód pracodawca wnosił o zasądzenie kwoty 77.208,36 zł tytułem zwrotu kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pozwanego pracownika.

Pracodawca żądał zwrotu kosztów przez pracownika, gdyż ten nie przepracował umówionego okresu czasu.

 

Warunki organizacji szkolenia – ważne dla obowiązku zwrotu kosztów

Sądy obu instancji doszły do przekonania, że szkolenie, w którym uczestniczył pozwany pracownik, nie było organizowane przez podmiot zewnętrzny, odrębną firmę, lecz odbywało się przy wykorzystaniu środków osobowych i rzeczowych pracodawcy. Musi być wydatek na rzecz podmiotu zewnętrznego, lub też co najmniej powstanie kosztów po stronie pracodawcy.

Zdaniem Sądu „W przedmiotowej sprawie, jak wskazano, szkolenie było organizowane i prowadzone przez pracodawcę. Rozważyć zatem należy, czy w związku z organizacją i prowadzeniem szkolenia powód poniósł jakieś wydatki, opłaty, czy koszty. W treści umów zawartych przez strony nie zostały wskazane poszczególne składniki kosztów szkoleń pozwanego, do zwrotu których – jako świadczenia dodatkowego – został zobowiązany pozwany pracownik. Jednakże uznać trzeba, że świadczeniem dodatkowym, do którego zwrotu został zobowiązany pracownik, był koszt szkolenia„.

Sąd stwierdził, iż „Istotnym jest więc ustalenie w sprawie niniejszej, co na ów koszt szkolenia w istocie się składa. Po raz kolejny przy tym należy zauważyć, że wpływ na ustalenie wysokości kosztów szkolenia (a więc – teoretycznie – świadczenia dodatkowego) w sprawie niniejszej ma okoliczność, że szkolenie nie było prowadzone przez podmiot zewnętrzny. W takiej sytuacji koszt szkolenia, w zakresie opłaty za jego przeprowadzenie, równałby się wydatkowi poniesionemu przez pracodawcę (np. opłata czesnego za studia, opłata kosztów kursu lub szkolenia). Jednakże w sprawie niniejszej szkolenie, jak wskazano, było organizowane i prowadzone przez pracodawcę, z wykorzystaniem jego zasobów osobowych, a także – w odniesieniu do taboru – rzeczowych.

Dla ustalenia, jaki był koszt szkolenia, decydujące znaczenie ma, w ocenie sądu, jakie w istocie, faktycznie, koszty z tym związane poniósł powód. Nie chodzi przy tym o kalkulację kosztów szkolenia w oparciu o przedstawione przez powoda zarządzenia; chodzi o rzeczywisty wydatek pozwanego, faktyczny koszt z tym związany„.

W tym zakresie nie jest wystarczające odwołanie się do wewnętrznych uregulowań powoda stanowiących podstawę kalkulacji wartości szkolenia. Ze stanowiska powoda zdaje się bowiem wynikać, że kalkulował koszty szkolenia nie w oparciu o rzeczywiście ponoszone wydatki, lecz z uwzględnieniem np. sytuacji rynkowej.”

Pracodawca winien wykazać rzeczywiste wydatki poniesione, czy faktyczny koszt świadczeń dodatkowych (a więc kosztu szkolenia, zakwaterowania).

Umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych nie daje podstaw do żądania od pracownika zwrotu wynagrodzenia wypłaconego mu za czas urlopu szkoleniowego i czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy w celach szkoleniowych. Postanowienie zobowiązujące pracownika do zwrotu kosztów wynagrodzenia pracownika za czas szkolenia byłoby niezgodne z art. 103 [4]  § 2  KP, gdyż byłoby mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy (por. Ł.Prasołek,(w:) K.Walczak (red.), Kodeks pracy. Komentarz. 2017, Legalis). Musiałoby zostać uznane za nieważne.

Podobna sytuacja zachodzi w odniesieniu do szkolenia w zakresie części warsztatowej i pracy przy rewidencie taboru, określonego w umowie na kwotę 4.800 zł. Pracodawca w tym zakresie nie wykazał poniesienia żadnych kosztów.

 

Finał sprawy był taki, że pracodawca przegrał sprawę o zwrot kosztów.

Co stanowią przepisy kodeksu pracy o umowie szkoleniowej?

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Zgodnie z art. 103 [5] Kodeksu pracy:

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, o której mowa w art. 103[4], nie dłuższym niż 3 lata,

3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94[3],

4) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94[3], mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

– jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Jaki wniosek?

Jeśli masz tak skonstruowane umowy to należy je poprawić.