Doręczanie pism o rozwiązywaniu umów o pracę w okresie stanu epidemii

Małgorzata Regulska-Cieślak        12 maja 2021        Komentarze (0)

Doręczanie pism o rozwiązywaniu umów o pracę, wypowiedzeń umów o pracę oraz warunków umów o pracę w okresie stanu epidemii zostało zmodyfikowane. Pracodawcy nie mogą wysłać już oświadczeń woli  listem poleconym i być spokojnym co do braku ryzyka takich czynności.

Modyfikacja tych zasad obowiązuje od 18 kwietnia 2020 r., ale wciąż budzi wątpliwości. Wielu pracodawców pyta mnie jak mają postąpić, w przypadku gdy pracownik wykonuje pracę zdalnie, a zaistniała potrzeba wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, zmiany warunków umowy pracę lub w przypadku gdy pracownik nie pojawia się w ogóle w pracy (nieobecność nieusprawiedliwiona) lub też w przypadku gdy pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim i upłynął okres ochronny, w którym niemożliwe było rozwiązanie umowy o pracę bez winy pracownika, a pracownik wciąż nie stawia się w pracy.

Jak było dotychczas?

Dotychczas, czyli do dnia 17 kwietnia 2020 r. gdy pracodawca wysłał do pracownika pismo listem poleconym i było ono 2 krotnie awizowane uznawano, iż zostało skutecznie doręczone. Nawet gdy pracownik go nie odebrał.

Jeśli pismo pracodawcy zawierające np. oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę było 2 krotnie awizowane, wówczas stosunek pracy kończył się w dniu, w którym upłynął termin drugiego awizowania (dla skuteczności doręczenia awizowanie powinno trwać 14 dni). Termin ten wyznaczał dzień, w którym pracownik ostatecznie mógł zapoznać się z przesyłką od pracodawcy.

Stan epidemii

Nie zmieniły się podstawowe wymogi formalne związane ze składaniem pracownikom oświadczeń woli co do których wymaga jest forma pisemna. Wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia, a także wypowiedzenie warunków pracy lub płacy należy składać w formie pisemnej, chociaż skutek wywoła również oświadczenie złożone w wadliwej formie (czynność będzie wadliwa, ale skuteczna do czasu wzruszenia jej na drodze postępowania sądowego).

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej (z podpisem kwalifikowanym, ale nie z podpisem osobistym lub zaufanym) jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Jak jest  z przesyłkami pocztowymi od 18 kwietnia 2020 r.? Brak fikcji doręczenia.

Na mocy art. 98 ust. 1 ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, która weszła w życie 18 kwietnia 2020 r. nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu.

Od tego są oczywiście wyjątki, ale nie dotyczą one pism wysyłanych przez pracodawców, a dotyczących zakończenia stosunku pracy.

Zatem dzisiaj wypowiedzenie umowy o pracę, wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, które nie zostanie odebrane przez pracownika, nie może zostać uznane za doręczone po upływie terminu 2 krotnego awizowania. Natomiast gdy pracownik odmówił przyjęcia pisma od listonosza to wówczas pismo uznaje się za doręczone z dniem odmowy przyjęcia przesyłki przez pracownika. Liczy się obiektywna możliwość zapoznania się z treścią dokumentu wysłanego przez pracodawcę.

Oczywiście w dalszym ciągu można nadać takie oświadczenia listem poleconym. Istnieje jednak niepewność co do doręczenia pracownikowi takiego pisma.

Jeżeli jednak pracownik odbierze przesyłkę to wszystko jest po staremu – data odbioru przesyłki poleconej jest równoznaczna  z dniem doręczenia oświadczenia pracodawcy.

A co z kurierem?

Powyższy przepis art. 98 ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 dotyczy tylko przesyłek pocztowych, podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, zatem pismo pracodawcy wysłane za pośrednictwem kuriera i nieodebrane przez pracownika będzie skuteczne.

Pismo pracodawcy z podpisem kwalifikowanym wysłane drogą elektroniczną (mailem)

Jeśli pracownik pracuje zdalnie można wysłać oświadczenie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do zachowania elektronicznej formy, równoważnej z formą pisemną, wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78-78[1] Kodeksu cywilnego).

Uwaga! Za moment doręczenia wypowiedzenia wiadomością e-mail należy uznać moment pojawienia się tej wiadomości w skrzynce odbiorczej pracownika. Fakt ten w razie ewentualnego procesu sądowego winien wykazać pracodawca, bowiem to pracodawca wywodzi z tego skutki prawne.

Zgodnie bowiem z art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego „Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią”.

W postanowieniu z dnia 10 grudnia 2003 r. (V CZ 127/03) Sąd Najwyższy stwierdził, że oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on-line zostaje złożone, z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych.  Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 24 listopada 2016 r. (sygn.. akt III APa 1/16, LEX nr 2202728) „Obecnie udostępnienie poczty e-mail do komunikacji oznacza, iż momentem wprowadzenia do środka komunikacji elektronicznej jest w istocie moment wprowadzenia oświadczenia do serwera odbiorczego w taki sposób, że adresat uzyskał techniczną możliwość jej odbioru i odczytu (por. Dominik Lubasz, Handel elektroniczny. Bariery prawne. LEX).”

Pismo pracodawcy wysłane drogą elektroniczną bez podpisu kwalifikowanego

Wypowiedzenie umowy o pracę lub warunków umowy o pracę, jak również jej rozwiązanie, nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przesłanie takiego oświadczenia faxem lub w treści maila (bez opatrzenia go kwalifikowanym podpisem) będzie skuteczne (do czasu wzruszenia go na drodze postępowania sądowego) i wobec tego stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu albo odpowiednio nastąpi jego wypowiedzenie lub wypowiedzenie warunków umowy o pracę. Pracownik będzie mógł jednak podważyć skuteczność takiego oświadczenia przed sądem pracy, z czym osobiście miałam styczność. Sprawa taka zakończyła się na jednym posiedzeniu na korzyść pracownika.

Doręczenie osobiste

Może zdarzyć się tak, że pracodawca zdecyduje się doręczyć pismo pod adresem zamieszkania pracownika za pośrednictwem innego swojego pracownika. Odmowa przyjęcia przesyłki przez pracownika oznacza, że miał możliwość zapoznać się z jej treścią, a zatem przesyłka została skutecznie dostarczona.

Brak złożenia podpisu przez adresata pod taką przesyłką również nie oznacza, że do wypowiedzenia lub rozwiązania nie doszło. Wystarczy, że fakt doręczenia pisma potwierdzi osoba doręczająca pismo, z tego powodu najlepiej sporządzić notatkę z tej czynności. Najważniejsze jest aby adresat oświadczenia woli pracodawcy miał możliwość zapoznać się z jego treścią.

 

Covid a prawo pracownika do prywatności – najnowsze orzecznictwo

Małgorzata Regulska-Cieślak        11 marca 2021        Komentarze (0)

Po roku stanu epidemii covid zapadło orzeczenie sądu pracy poruszające kwestię prawa pracownika do prywatności w zderzeniu z obowiązkiem pracodawcy zapewnienia bezpieczeństwa pracy pozostałym pracownikom.

W stanie faktycznym w sprawie, w której 29 stycznia 2021 r. wyrok wydał Sąd Okręgowy w Olsztynie (sygn. akt IV Pa 79/20) pracodawca rozwiązał dyscyplinarnie umowę o pracę ponieważ pracownik zataił przed pracodawcą informację o zagranicznej podróży.

Tymczasem pracodawca z powodu epidemii covid wymagał podania takich informacji, co zostało uregulowane w odrębnym zarządzeniu pracodawcy.

W opisywanej sprawie sąd pracy rozstrzygnął, czy prawo pracownika do prywatności  stanowi wyższą wartość niż ochrona interesu zbiorowego w postaci zdrowia wszystkich pracowników zakładu pracy.

Stan faktyczny

W kwietniu 2020 r. pracownikowi wręczono oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przyczyną było dopuszczenie się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych polegających na:

  1. obowiązku przestrzegania przez pracowników zasad współżycia społecznego i zawartej w nich zasady lojalności wobec pracodawcy oraz pozostałych pracowników poprzez: zatajenie faktu odbytej podróży zagranicznej w marcu 2020 r.  oraz poprzez wielokrotne oświadczenie nieprawdy co do odbycia podróży zagranicznej w marcu 2020 r.;
  2. obowiązku wykonania polecenia pracodawcy poprzez udzielenie nieprawdziwej odpowiedzi na zadawane pytanie o to, czy odbywał podróż zagraniczną w dniach 28 i 29 marca 2020 r.

Nadto pracownikowi zarzucono niepoinformowanie pracodawcy o odbywaniu podróży zagranicznej i oświadczeniu nieprawdy co do faktu odbycia takowej podróży.

W pozwanym zakładzie pracy obowiązywało zarządzenie, w którym zawarte było zobowiązanie wszystkich pracowników zakładu do informowania pracodawcy o powrocie z podróży zagranicznych w celu podjęcia decyzji o dalszym sposobie postępowania zabezpieczającym pozostałych pracowników.

Tymczasem, powód pracownik nie przyznał się przed pracodawcą do odbycia zagranicznej podróży, ale pracodawca fakt odbycia tej podróży ustalił  we własnym zakresie.

Orzeczenia sądów pracy w tej sprawie

Sądy obu instancji przyznały rację pracodawcy. Sąd II instancji stwierdził, że pracodawca był nie tylko uprawniony, ale wręcz zobowiązany do przedsięwzięcia działań, które zostały zastosowane.

Wnioski

Co wynika z orzeczenia sądu II instancji:

  • Priorytetem jest zdrowie i życie wszystkich pracowników zakładu pracy: „Pracodawca narusza prywatność pracowników, za których zdrowie i bezpieczeństwo jest odpowiedzialny, właśnie po to, aby zapewnić im bezpieczeństwo ” – tak Maciej Chrabonszczewski Prywatność w pracy Prakseologia nr. 149/2009.
  • Rozporządzenie 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. stanowi w motywie 4 preambuły, że przetwarzanie danych osobowych należy zorganizować w taki sposób, aby służyło ludzkości, a sam pracodawca musi przestrzegać zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. a i. c RODO).
  • W kontekście działań pozwanego pracodawcy sąd nie dopatrzył się nieprawidłowości na gruncie RODO.
  • Pracodawca ma prawo do żądania od pracownika informacji o tym, gdzie i kiedy przebywał poza granicami kraju. Z powodu zatajenia tych informacji i wprowadzenia w błąd pracodawcy pracownikowi wręczono rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Ważna wskazówka dla pracodawców

Pracodawca powinien posiadać wewnętrzne uregulowania (procedury) dot. obowiązków pracowników w związku z epidemią covid, które zapewniałyby bezpieczeństwo pozostałym członkom załogi.

Zasady podjęcia pracy w okresie obowiązkowej izolacji domowej

Małgorzata Regulska-Cieślak        09 grudnia 2020        Komentarze (0)

Doczekaliśmy się uregulowania w przepisach możliwości pracy zdalnej w okresie obowiązkowej izolacji domowej, a nie tylko kwarantanny.

Praca zdalna w trakcie kwarantanny nie budziła wątpliwości ponieważ kwarantanna dotyczy osób zdrowych. Inaczej w przypadku osób z pozytywnym wynikiem testu na obecność wirusa SARS-CoV-2, które siłą rzeczy zdrowe nie są. Zdrowe nie są, ale chorobę mogą przechodzić bezobjawowo lub z na tyle łagodnym przebiegiem, że mogą wykonywać pracę zdalną, bez szkody dla stanu swojego zdrowia.

Praca w okresie izolacji – przepisy obowiązujące od 5 grudnia 2020 r.

Od 5 grudnia 2020 r. w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych obowiązuje art. 4ha. Został on dodany mocą ustawy z 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2020.2157 z dnia 2020.12.04).

 

Zasady pracy zdalnej podczas izolacji

Zgodnie z nowym przepisem art. 4ha ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych „W okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii pracownicy i inne osoby zatrudnione, poddane obowiązkowej izolacji w warunkach domowych, mogą, za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego, świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. Do warunków świadczenia pracy stosuje się przepisy art. 3 ust. 3-8.”

W związku z tym odesłaniem:

  • do wykonywania pracy zdalnej w okresie izolacji można przystąpić, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy;
  • narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Pracownik może używać swoich narzędzi i materiałów ale pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
  • na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania;
  • pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu pracodawcy;
  • pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Wynagrodzenie za pracę w okresie izolacji

Zasada jest prosta – za okres świadczenia pracy przysługuje wynagrodzenie, natomiast za okres nieświadczenia pracy w trakcie kwarantanny albo izolacji w warunkach domowych przysługuje wynagrodzenie, o którym mowa w art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, albo świadczenie pieniężne z tytułu choroby.

 

Procedura uzgodnień

Pierw pracownik powinien poinformować pracodawcę o tym, że został poddany obowiązkowej izolacji w warunkach domowych a jego stan zdrowia nie uniemożliwia mu świadczenia pracy zdalnej. Tym samym, w celu uzyskania możliwości wykonywania pracy zdalnej w tym okresie pracownik powinien zawnioskować o wydanie w tym przedmiocie zgody, lub też z propozycją wykonywania pracy powinien wystąpić pracodawca. Jeżeli ani pracodawca ani pracownik nie wystąpią z taką inicjatywą praca zdalna nie będzie mogła być wykonywana w tym okresie.

Pamiętaj, że sama możliwość wykonywania pracy w okresie obowiązkowej izolacji domowej nie świadczy o tym, że pracownik automatycznie może przystąpić do jej wykonywania. Aby tak było potrzebna jest zgoda pracodawcy.

Umowy o dzieło od 1 stycznia 2021 r.

Małgorzata Regulska-Cieślak        04 grudnia 2020        Komentarze (0)

Umowy o dzieło – nowy obowiązek od 1 stycznia 2021 r.

Od 1 stycznia 2021 r. płatnicy składek lub osoby fizyczne zlecające dzieło będą zobowiązani do poinformowania ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło z osobą, z którą nie pozostają w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy osoba nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Obowiązek taki będzie wynikał  art. 36 ust. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Umowę taką trzeba będzie zgłosić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia.

Jak zgłosić?

Umowę o dzieło zgłasza się na formularzu RUD. Stanowi on załącznik nr 26 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów. Projekt rozporządzenia dostępny jest tutaj.

 

W zgłoszeniu umowy o dzieło, czyli formularzu RUD, trzeba będzie podać dane zamawiającego wykonanie dzieła, dane wykonawcy dzieła, a także informacje o zawartych umowach o dzieło, w tym o ich liczbie.

Brak zgłoszenia – możliwa kara grzywny

Jaka jest sankcja za brak zgłoszenia umowy o dzieło? Zgodnie z art. 98 ust. 1 pkt 2 ustawy systemowej Kto, jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika: 2) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, podlega karze grzywny do 5000 złotych.

 

Umowa o dzieło czy zlecenie?

Mimo wielu, wielu lat obowiązywania przepisów dot. umów zleceń i o dzieło wciąż są ogromne problemy z ich odróżnieniem. Teraz będzie to szczególnie ważne.

Przygotowałam kilka artykułów, które pomagają zrozumieć różnice pomiędzy tymi umowami. Możesz się z nimi zapoznać tutaj i tutaj.

Jeśli jednak treści te nie zawierają odpowiedzi na Twoje pytania możesz się ze mną skontaktować.

50% KUP pracownika programisty

Małgorzata Regulska-Cieślak        12 listopada 2020        Komentarze (0)

Jak w umowie o pracę prawidłowo skonstruować postanowienia dot. utworów – programów komputerowych, aby pracownik programista mógł skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodów?

Interpretacja ogólna Ministra Finansów na temat 50% KUP, w tym w odniesieniu do programisty

15 września 2020 r. Minister Finansów wydał interpretację ogólną (DD3.8201.1.2018) w sprawie zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do honorarium autorskiego. Interpretacja ta w swoim zamyśle miała na celu wskazanie przesłanek, których spełnienie umożliwia zastosowanie, w tym przez płatnika podatku dochodowego (np. pracodawcę), 50% kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich lub rozporządzania przez twórców tymi prawami.

W interpretacji ogólnej Minister Finansów wskazał ogólne warunki, których spełnienie umożliwia zastosowanie 50-proc. kosztów podatkowych w odniesieniu do przychodów z tytułu umów cywilnoprawnych i umów o pracę w związku z korzystaniem lub rozporządzeniem prawami autorskimi przez twórców. Zastosowanie 50-proc. kosztów jest możliwe wyłącznie w stosunku do wynagrodzenia stanowiącego honorarium autorskie twórcy.

Wniosek nr 1 wynikający z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 15 września 2020 r. (DD3.8201.1.2018) – przesłanki skorzystania z 50% kosztów uzyskania przychodów przez pracowników – programistów są inne niż w przypadku pracowników tworzących utwory inne niż programy komputerowe.

 

Następcze nabycie majątkowych praw autorskich do utworów pracownika

Kwestie związane z nabyciem autorskich praw majątkowych do utworów pracowniczych reguluje art. 12 i art. 74 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.2019.1231 t.j. z dnia 2019.07.03 z późn. zm.).

Zasada wynikająca z art. 12 ust. 1 ww. ustawy jest następująca „pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron”. Kluczowe jest sformułowanie „z chwilą przyjęcia”. Zatem aby prawa te przeszły na pracodawcę pracownik musi nimi rozporządzić (przenieść je), musi dostarczyć utwór pracodawcy. Jest to następcze nabycie praw autorskich – z chwilą przyjęcia utworu dochodzi do rozporządzenia majątkowym prawem autorskim. Można powiedzieć, że to pracownik pierw jest właścicielem tych praw, a następnie przenosi je na pracodawcę.

Pierwotne nabycie majątkowych praw autorskich do utworów pracownika

Inaczej jest w przypadku programów komputerowych. Przepis art. 74 ust. 3 ustawy  o prawie autorskim i prawach pokrewnych stanowi bowiem, że prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej. Oznacza to, że majątkowe prawa autorskie do programów komputerowych należą do pracodawcy bez jakiegokolwiek rozporządzenia ze strony pracownika. Jest to pierwotne nabycie majątkowych praw autorskich do utworów. W interpretacji wskazano, że na podstawie tej normy pracodawca programisty nabywa autorskie prawa majątkowe w całości już z chwilą ich powstania. Jest to pierwotne nabycie praw autorskich przez pracodawcę – zatem twórca programu komputerowego nie korzysta z praw autorskich, ani nie rozporządza tymi prawami.

Zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów przy programach komputerowych

Przepis art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.) ustala koszty uzyskania przychodu z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i przez artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z zastrzeżeniem ust. 9a.

Minister Finansów zwrócił uwagę, że skoro autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego należą się pracodawcy oznacza to, że programista nie otrzymuje honorarium autorskiego, co wyklucza prawo do zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do wynagrodzenia programisty. Jak zaznaczono w interpretacji „jednakże, na podstawie powołanego przepisu, kwestia przejścia praw autorskich między programistą a jego pracodawcą może być w umowie o pracę odmiennie uregulowana.”

KUP określa się bowiem m.in. z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – w wysokości 50% uzyskanego przychodu, co wynika z art. 22 ust. 9 pkt 3 oraz ust. 9b pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 i 1291, z późn. zm.). W przypadku programu komputerowego twórca nie rozporządza tym prawem – ono z mocy prawa przechodzi niejako na pracodawcę.

Wniosek 2 – aby można było zastosować 50% KUP musi dojść do rozporządzenia prawem przez twórcę. W przypadku programu komputerowego musi to wynikać z odpowiedniej umowy zawartej przez twórcę.

Odpowiednie postanowienia w ramach umowy o pracę z programistą

W umowie o pracę można postanowić, aby majątkowe prawa autorskie do programu komputerowego stworzonego (współtworzonego) przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługiwały pracownikowi, a nie pracodawcy. W tej sytuacji pracownik przenosząc te prawa na pracodawcę rozporządza nimi.

W związku z powyższym:
1)    Umowa o pracę powinna zawierać wyraźne postanowienia, że w ramach obowiązków pracowniczych pracownik tworzy utwory, w tym przypadku programy komputerowe;
2)    Umowa o pracę powinna zawierać postanowienia o rozporządzeniu prawami autorskimi przez pracownika (należy również wymienić pola eksploatacji);
3)    W umowie o pracę musi być określone (wyodrębnione) honorarium autorskie od wynagrodzenia zasadniczego;
4)    Winna być prowadzona ewidencja z której wynika jaki utwór powstał, kiedy został stworzony, w niektórych interpretacjach zaznaczone jest również że ewidencja powinna wskazywać na czas poświęcony na stworzenie utworu. Ewidencja powinna również wskazywać, że pracodawca utwór ten przyjął. Ewidencja będzie zatem umożliwiała ustalenie, czy w danym okresie rozliczeniowym dany pracownik faktycznie stworzył utwory w rozumieniu prawa autorskiego; ustalenie momentu, w którym dany utwór został dostarczony przez pracownika, a co za tym idzie momentu, w którym autorskie prawa majątkowe do danego utworu przejdą na pracodawcę; ustalenie rodzaju stworzonego przez danego pracownika utworu.

Pamiętaj o tym, aby odpowiednio zostało opisane honorarium autorskie. W orzecznictwie zwraca się uwagę, że wielkość tego honorarium musi być jasno określona w dokumentach regulujących treść stosunku pracy. Przy czym, jak to wynika z uzasadnienia wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 lutego 2019 r. (w sprawie II FSK 422/17, opublikowane w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych pod adresem orzeczenia.nsa.gov.pl) możliwe jest ustalenie procedur obliczenia honorarium.